Conservation des factures clients et fournisseurs : les règles

La conservation des factures clients ainsi que les factures fournisseurs est une tâche à traiter avec une grande précaution dans une entreprise. Le traitement de ce travail est très délicat. Il est donc important de bien s’organiser et de bien connaître les détails des règles à suivre et à respecter dans la conservation de ces factures.

Les règles des factures clients et fournisseurs

La conservation de ces factures sous format papier ainsi qu’électronique sont tous deux possibles. En effet, si l’entreprise reçoit la facture en format électronique, elle doit la conserver sous ce format pendant 3 ans avant de pouvoir la conserver soit sous format papier soit sous format électronique. Toutefois, les factures reçues sous format papier peuvent être numérisées directement. Il suffit de faire une dématérialisation des factures fournisseurs, bien expliquée sur getyooz.com, c’est-à-dire scanner la facture et l’envoyer par mail. Cependant, les factures doivent être identiques à l’original. Elles doivent également être conservées en PDF avec un cachet serveur conforme et faire apparaître tout ajout. Il est aussi important que les factures clients et fournisseurs soient conservées sur un territoire français, sinon l’administration fiscale doit être informée par l’entreprise si elle se fait en dehors du territoire.

Pourquoi doit-on suivre les règles de la conservation des factures ?

Les factures clients et fournisseurs ainsi que la dématérialisation des factures fournisseurs sont traités avec une grande précaution dans les entreprises. La conservation de ces factures est rédigée dans l’article 2123-22 de code du commerce qui stipule un délai de conservation de 10 ans, cela à compter de la date de clôture de l’exercice. Ainsi, les entreprises chargées de conservation de ces factures clients et fournisseurs doivent respecter des règles strictes afin d’éviter les sanctions correspondantes au non-respect de ces règles. L’application d’un système d’archivage efficace est un moyen pour éviter certaines complications, ainsi d’établir une bonne organisation dans le travail.

Les sanctions du non-respect des règles

La conservation des factures clients et fournisseurs est rédigée dans le code du commerce. De ce fait, des pénalisations sont prévues pour les entreprises qui ne respectent pas les règles de la gestion et de la conservation de ces factures. À défaut de conservation, des factures fournisseurs, une taxation d’un bénéfice supplémentaire est imposée sur l’entreprise. Les sanctions pénales à l’encontre du dirigeant de l’entreprise gérant la conservation des factures implique le paiement d’une amende. Par contre, à défaut de conservation, des factures clients, une pénalité imposée aux montants facturés jusqu’à 50 %. Concernant la personne morale, les amendes dues à ces défauts de facturation sont payées par les dirigeants au sein de l’entreprise. En effet, cette sanction liée à la TVA dépend de l’appréciation de l’administration fiscale, car la déduction n’est pas forcément mise en question. Ainsi, les factures inexactes et les défauts de facturation représentent des grands risques pour les entreprises et peuvent entraîner des sanctions pénales.

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