Une « note de frais », vous en aviez sans doute déjà bénéficié, ou au moins, vous en aviez déjà entendu parler. Cette note qui est un élément incontournable dans toute société et c'est un vrai cadeau pour tout salarié. Mais pourquoi ? Voici quelques informations importantes qu'il faut connaître sur le sujet.
Une note de frais : qu’est-ce que c’est ?
Une note de frais se définit comme étant un document permettant à un salarié de bénéficier d'un remboursement par sa société des dépenses qu’il a eues au cours d’une mission professionnelle. Notez que ce document peut se présenter sous forme de papier ou bien en numérique vu qu’il est maintenant possible de traiter un accord sous forme digitale. En général, la démarche à faire pour calculer les notes de frais se fait sur un logiciel de note de frais que le service comptable de l’entreprise elle-même utilise. Dans certains cas, la validation d’une note de frais se réalise par un simple processus interne, c’est-à-dire le salarié envoie par papier ou par e-mail sa note de frais et le service finance et comptable le valide après vérification. Une note de frais représente différentes dépenses telles que : les frais des repas lors d’un rendez-vous professionnel, les frais de transport liés à une course de l’entreprise, les frais d’hébergement du salarié lors d’un voyage d’affaires, etc. En résumé, une note de frais concerne tous les frais qu’un employé a eus lors d’une activité professionnelle. Pour en avoir plus d’informations sur ce sujet, veuillez cliquer sur concur.fr
À quoi sert une note de frais ?
Une note de frais sert à rembourser les dépenses professionnelles qu’un salarié a eues au cours d’une mission que l’entreprise lui a confiée. Comme il a été mentionné, une note de frais peut s’agir de différentes dépenses. Entre autres, lorsque vous vous trouvez à avoir un repas professionnel avec un client ou un fournisseur, votre addition sera remboursée par votre entreprise. De même, lorsque vous êtes en situation d’urgence et que vous n’avez plus d’autre option que de louer une voiture pour transporter des marchandises appartenant à l’entreprise, rassurez-vous, la société remboursera vos frais. Cependant, il est important de noter que pour qu’une note de frais soit validée, c’est au salarié lui-même de la produire avec preuve, sinon le service de comptabilité aura de la difficulté à la rembourser. Payer une note de frais est une tâche obligatoire pour une entreprise. Un salarié dispose le droit de se faire rembourser par ses dépenses professionnelles, notamment ceux qui se trouvent souvent à faire des déplacements comme les managers et les commerciaux.
Une note de frais ressemble à quoi ?
Il n’y a pas un modèle officiel qui présente une note de frais. En effet, chaque entreprise peut avoir sa propre manière de présenter sa note de frais. Cependant, il y a des mentions obligatoires qui doivent être intégrées dans une note de frais. Pour commencer, le type de dépense doit être mentionné dans la note. Veuillez bien préciser l’objet de votre dépense. S’agissait-il d’un frais de repas, d’un hébergement ou d’un transport ? Ensuite, il faut aussi intégrer la date où a eu lieu la dépense. Sur cette partie, vous devez bien préciser la date où vous avez eu votre dépense professionnelle. En outre, il faut aussi procéder à l'ajout du montant hors-taxe des frais. Mentionner le montant hors taxe dans la note de frais est obligatoire. Outre que le montant hors-taxe, vous devez aussi mentionner le montant de la TVA. Ceci est important pour aider le service comptable de bien vérifier vos frais. Bien évidemment, il faut aussi inclure le montant TTC, car les deux autres montants n’ont servi à rien si vous n’avez pas mentionné dans la note de frais le montant TTC.
Comment faire pour bien gérer la note de frais ?
Chaque entreprise doit avoir de bonnes politiques internes afin de gérer les rapports de dépenses. De ce fait, il peut développer une organisation interne conforme aux règles légales du domaine. Le remboursement des honoraires professionnels est exonéré d'IR (impôt sur le revenu) et de cotisations sociales dans la mesure où les conditions légales sont remplies. Sinon, le gouvernement peut le traiter comme un avantage en nature soumis à l'impôt sur le revenu. Pour les micro-entreprises, vous ne pouvez pas déduire les frais professionnels de vos chiffres d'affaires. En termes comptables, la note de frais est enregistrée dans des comptes de catégorie 6, qui regroupent les dépenses d'une entreprise. Pour ne pas encombrer les services financiers et comptables de votre entreprise, des experts mettent à votre disposition une application mobile et web qui facilite l'enregistrement des notes de frais. Grâce à l'identité visuelle intégrée à l'application mobile, une simple photo d'un reçu suffit pour créer une note de frais, et vous pouvez rapidement traiter les notes de frais des employés et les stocker dans votre application.