Comment automatiser la gestion des notes de frais ?

automatisation

L’élaboration de la note de frais est une tâche qui rebute les collaborateurs dans une entreprise. Ces derniers sont peu disposés à passer des heures interminables à chercher leurs justificatifs. De même, l’équipe de finance rechigne à enregistrer manuellement ces longs justificatifs dans un tableur. Pour améliorer la productivité de votre entreprise, il s’avère donc impérieux d’automatiser la gestion des notes de frais. Découvrez ici comment réussir cette mission.

La gestion des notes de frais : qu’est-ce que c’est ?

La gestion des notes de frais est une pratique courante dans toute entreprise. En effet, pour une gestion harmonieuse de votre comptabilité, vous avez peut-être prévu à l’intention de vos collaborateurs des cartes prépayées ou virtuelles pour leurs dépenses dans le cadre des activités professionnelles.

Ce dispositif est excellent, car il dispense les collaborateurs de faire des débours sur leurs comptes personnels pour satisfaire à des obligations professionnelles. Cependant, ce dispositif en dépit de son efficacité peut présenter certaines limites. Parfois, il arrive que :

·       Un collaborateur ait égaré sa carte d’entreprise virtuelle ou prépayée

·       Le commerçant refuse certains modes de paiement ou n’accepte de l’argent qu’en liquidité

·       La carte prépayée ou virtuelle ne fonctionne pas du tout.

Dans l’un de ces cas de figure, quel que soit votre système de comptabilité, votre collaborateur sera contraint de recourir à une note de frais. Vous devez, en conséquence, en prévision à de telles situations, prévoir un mécanisme automatique de gestion des notes de frais. Pour cela, vous devriez, vous orienter vers les produits (application et logiciel) de gestion automatique.

L’automatisation de la gestion des notes de frais : comment cela concrètement se passe-t-il ?

Une fois que vous avez acquis le logiciel ou l’application, la suite est simple et très aisée. Le processus de gestion des notes de frais automatique via un logiciel ou une application est le suivant :

·       Le collaborateur paie une dépense professionnelle

·       Il ouvre le logiciel sur son PC ou l’application sur son Smartphone et clique sur la fenêtre « faire une nouvelle demande »

·       Ensuite, il clique sur « transmettre une dépense » et télécharge son justificatif (il lui suffira de prendre en photo le papier justificatif)

·       Le logiciel traite immédiatement le justificatif et en extrait les informations importantes

·       Le collaborateur peut également y ajouter des informations supplémentaires (par exemple, une note faite au manager de son service)

·       Dès que toutes les informations sont fournies, la note de frais est envoyée à l’instant même au contrôleur financier.

Comme vous le constatez vous-même, le processus de gestion des notes de frais est vraiment simple. Il n’a vraiment pas de quoi se prendre la tête. De plus, si on le fait immédiatement après l’achat, on annihile tout risque de perdre son justificatif. Vous n’avez donc plus aucun prétexte pour ne pas tenir à jour vos notes de frais.

Mieux, avec la légalisation des justificatifs électroniques de nos jours dans toute l’Europe, le système gestion numérique est approuvé par le droit positif en vigueur. La gestion des notes de frais est dorénavant très aisée. Pour en savoir plus, cliquez ici laworkeuse.fr.

L’automatisation de la gestion des notes de frais : qu’est-ce que cela apporte concrètement à une entreprise ?

La gestion des notes de frais automatisée apporte dans la gestion de votre entreprise des changements positifs importants. Voici quelques-uns des plus significatifs.

La numérisation systématique de vos justificatifs

La gestion des notes de frais traditionnelle présente un inconvénient majeur. Il s’agit de la perte de certains justificatifs. Et même si les justificatifs sont tous conservés, ils doivent être numérisés chacun, puis envoyés à l’équipe finance, laquelle procédera obligatoirement à la vérification des correspondances. Fastidieuse procédure, n’est-ce pas ?

Or, en utilisant un logiciel de gestion automatique, vos collaborateurs ont la possibilité inédite d’envoyer en temps et en heure leur note de frais. Pour ce faire, ils doivent juste prendre une photo et ensuite la relier au paiement correspondant. En un rien de temps, la dépense est enregistrée et peut être consultée par tous les autres collaborateurs et aussi par toute l’équipe de finance qui s’en occupe.

Le gain en temps

Grâce à la gestion automatisée des notes de frais, vos collaborateurs peuvent immédiatement après le paiement envoyer leur note de frais. Cette procédure, qui prenait autrefois plusieurs heures, ne prendra désormais que quelques secondes.

Au final, ce mécanisme satisfait tout le monde. Vos collaborateurs gagnent en temps dans la conception de leurs notes. Les contrôleurs de finances, quant à eux, gagnent également en temps sur le traitement des états financiers.

La simplification de la récupération de la TVA

Tous les fiscalistes s’accordent à dire que la récupération de la TVA est une opération difficile et éreintante lorsqu’elle est faite manuellement. En raison de cela, les entreprises qui utilisent toujours la méthode traditionnelle et qui sont soumises à la TVA perdent parfois de l’argent lors de la saisie manuelle des notes de frais.

En effet, elles oublient qu’elles ont la faculté de récupérer la TVA payée sur les dépenses entreprises par leurs collaborateurs dans le but de leur activité professionnelle. Pour le bonheur de ces entreprises et surtout pour leur faire des économies, l’utilisation d’un logiciel, à travers l’automatisation de la gestion des notes de frais, leur simplifie totalement le processus de récupération de la TVA.

Comment fonctionne la domiciliation d’entreprise ?
Faire appel à une société de recouvrement en Belgique